bolla · Guide
Preventivi edili con Excel, fatti bene
Colonne, formule con il separatore italiano, arrotondamento al centesimo nella cella
giusta, listino con CERCA.X, convalida delle unità, IVA con i beni significativi calcolata dal
foglio. Come impostare un preventivo in Excel che non sbaglia i conti, e dove smette di bastare.
Le colonne
Un foglio per preventivo, una riga per voce, e queste colonne. La prima e l'ultima sembrano superflue, e sono quelle che ti salvano dopo:
| Colonna | Che cosa ci va |
|---|---|
| N. | Il numero della voce, per parlarne al telefono col cliente: «la voce 7». |
| Descrizione | La lavorazione, con cosa comprende e cosa esclude. |
| U.M. | m², ml, cad, a corpo: quella con cui misurerai a fine lavori. |
| Quantità | Un numero, mai un testo: «120» e non «120 mq». |
| Prezzo unitario | Un numero, con due decimali. |
| Importo | Una formula, mai un numero scritto a mano. |
| Da dove viene | Il preventivo da cui hai preso il prezzo, il codice del prezzario, o «a mano». Non la stampi, ma fra un anno ti dice perché quella cifra era quella. |
Le formule giuste
Sono quattro, e la prima è quella che quasi tutti sbagliano. L'importo di ogni riga va arrotondato ai centesimi nella formula, non solo nel formato della cella: altrimenti Excel somma i decimali che non vedi, e il totale stampato non torna con la somma delle righe stampate. Il cliente che rifà il conto con la calcolatrice trova un centesimo di differenza, e da lì non si fida più del resto.
| A | B | D | E | F | G | H | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | N. | Descrizione | U.M. | Quantità | Prezzo | Importo | Da dove viene |
| 2 | 1 | Rimozione del manto in coppi | m² | 120,00 | 14,50 | 1.740,00 | mio prev. marzo 2025 |
| 3 | 2 | Guaina impermeabilizzante sotto tegola | m² | 120,00 | 18,20 | 2.184,00 | prezzario Lombardia 2026 |
| 4 | 3 | Canali di gronda in rame | ml | 32,00 | 42,00 | 1.344,00 | a mano |
| 5 | 4 | Ponteggio di facciata | a corpo | 1 | ? | 0,00 | da chiedere |
| 6 | Imponibile | 5.268,00 | =SOMMA(G2:G5) |
Le altre tre: l'imponibile è =SOMMA() della colonna degli importi; l'IVA è
=ARROTONDA(imponibile*aliquota;2), con l'aliquota scritta in una cella a parte, così la cambi in un
posto solo; il totale è imponibile più IVA. Se non sai ancora l'aliquota, scrivi «IVA esclusa» in chiaro: la
guida su come fare un preventivo edile spiega quando si applica il 10%.
Poi seleziona le righe delle voci e usa Home › Formatta come tabella. Da quel momento, se aggiungi una riga in fondo, Excel la mette da solo dentro la somma e copia la formula dell'importo.
Due controlli che costano un minuto. Dati › Convalida dati sulla colonna delle unità, con un
elenco chiuso (m², ml, cad, kg, a corpo): niente più «mq», «m2» e «metri quadri» nello stesso foglio. E una
formattazione condizionale sulla colonna dei prezzi con la formula =VAL.VUOTO($F2) e
il riempimento arancione: una voce senza prezzo si vede invece di diventare uno zero dentro la somma.
=CONTA.VUOTE(F2:F40) nel riepilogo ti dice quante sono.
L'IVA con i beni significativi
Nella manutenzione di abitazioni al 10%, i beni significativi (infissi, caldaie, sanitari, condizionatori…) stanno al 10% solo fino al valore del resto dell'intervento; la parte che eccede va al 22%. Il foglio lo calcola da solo con una colonna «Bene significativo» (sì o vuoto):
Beni: =SOMMA.SE(I2:I40;"sì";G2:G40)
Al 22%: =MAX(0;Beni-(Imponibile-Beni))
Al 10%: =Imponibile-Al22
Con un intervento da € 10.000 e una caldaia da € 7.000, al 22% vanno € 4.000 e al 10% € 6.000: IVA € 1.480 invece di € 1.000. La guida su come fare un preventivo edile ha il resto delle aliquote.
Un listino dei tuoi prezzi
Il difetto più caro del preventivo in Excel è che i prezzi stanno sparsi in cento file. Rimedia così: un file, o un foglio, «Listino», con una riga per lavorazione che fai spesso, un tuo codice breve, la descrizione, l'unità e il prezzo, formattato come tabella e chiamato «Listino» (Struttura tabella › Nome tabella). Nel preventivo scrivi il codice e lasci che il prezzo arrivi da lì:
=CERCA.X(C5;Listino[Codice];Listino[Prezzo])
Con le versioni di Excel più vecchie la stessa cosa è =CERCA.VERT(C5;Listino;4;FALSO). Quando
aggiorni un prezzo nel listino, i preventivi nuovi partono dal prezzo nuovo. Ma anche un preventivo vecchio, se
riapri il file, prende il prezzo nuovo: per questo, una volta mandato il preventivo, salvane una copia in PDF e non toccare più il file.
Gli errori che costano soldi
La riga fuori dalla somma. Aggiungi una voce sotto l'ultima riga e la somma non la vede. Il cliente non te lo segnala, e quella voce la fai gratis. La tabella di Excel lo evita; in alternativa, controlla che il numero di righe con un importo sia quello che ti aspetti.
I numeri che sono testo. Una quantità incollata da un PDF o da una mail, con il punto al posto
della virgola o uno spazio dentro, Excel la tratta come testo e la salta nei calcoli senza dirlo. Si riconosce
perché sta allineata a sinistra. =VAL.NUMERO(E5) ti dice se è un numero vero.
La formula sovrascritta. Per far tornare un totale qualcuno scrive una cifra al posto della formula, e da lì quella riga non segue più la quantità. Blocca le celle con le formule con Revisione › Proteggi foglio, lasciando libere quantità e prezzi.
Il preventivo copiato dal vecchio. È il modo più veloce di partire, e porta con sé i prezzi di due anni fa e la voce che in quel lavoro c'era e in questo no. Se copi, rileggi riga per riga.
Le versioni. «Preventivo Rossi def», «def2», «def finale». Un numero di preventivo nel nome del file e una revisione quando cambia qualcosa: «2026-031 rev1».
Dal foglio al PDF
Il cliente non deve ricevere il file Excel: riceve un PDF, che non si modifica per sbaglio e si legge uguale ovunque. Imposta l'area di stampa sulle colonne che il cliente deve vedere (non quella «da dove viene»), ripeti la riga di intestazione su ogni pagina con Layout di pagina › Stampa titoli, metti il tuo marchio in intestazione e salva in PDF. Prima di esportare, Formule › Mostra formule ti fa vedere in un colpo le celle dove una formula è stata sostituita da un numero.
Quando Excel non basta più
Excel va bene finché i preventivi sono pochi e li fai tu. I segnali che non basta più sono sempre gli stessi: per trovare un prezzo apri tre vecchi preventivi e non ricordi quale era quello buono; il listino non lo aggiorna nessuno; un prezzo non lo sai più spiegare; in ufficio i preventivi li fa anche qualcun altro, ognuno col suo file; il preventivo lo fai la sera, perché di giorno sei in cantiere. E dopo il sì del cliente, rate, contratto e documenti della sicurezza vivono in altri file ancora.
Che cosa cambia con bolla
In Excel il prezzo di una lavorazione è l'ultimo che hai scritto, nel file che ti ricordi. In bolla è quello dei tuoi preventivi su quella lavorazione, con la stessa unità: se la rimozione dei coppi l'hai fatta a 14 euro in dieci tetti e a 22 in uno, parte da 14, non da 22, e conta di più quello che hai fatto quest'anno di quello di tre anni fa. Accanto c'è sempre il preventivo da cui viene.
Poi impara da come correggi, ma solo sui preventivi che hai mandato al cliente: le bozze non contano. Se la guaina la alzi sempre del 5%, la volta dopo te la propone già alzata e ti dice perché. Con pochi preventivi corregge poco, non va mai oltre il 25%, e un ritocco isolato fuori misura non lo prende sul serio. Un tocco e torni al prezzo di partenza.
I conti tornano al centesimo, come la stampa: l'IVA sull'imponibile, il totale uguale alla somma delle righe. Le voci senza prezzo restano «da definire» in vista, non uno zero nella somma. E il computo che ti manda il committente in Excel lo carichi così com'è, fino a 300 voci: bolla trova da sola le colonne di descrizione, unità e quantità, e ti segnala dove il tuo prezzo si scosta più del 20% dal suo.
Ultimo aggiornamento: 6 ottobre 2026. Le formule sono quelle di Excel in italiano; in inglese sono ROUND, SUM, XLOOKUP, VLOOKUP e ISNUMBER, con la virgola al posto del punto e virgola.